Cómo Hacer un Invoice en USA – Guía, Ejemplos y Plantilla

Aunque es un documento rutinario, el invoice o factura resulta ser un formato indispensable para cualquier empresa o autónomo que ofrezca o cobre por un trabajo por cuenta propia. Por ello desarrollamos esta entrega en español con lo necesario sobre cómo hacer un invoice en Estados Unidos que cumpla con las formalidades contables y fiscales de este país.

¿Cómo hacer una factura en USA paso a paso?

Las facturas son documentos bastante básicos, sin embargo, para que tengan validez o cumplan con su función, deben incluir todos los datos necesarios tanto de la empresa que presta el servicio cómo referente al pago.

Otro aspecto importante a tener en consideración es que las facturas pueden cambiar de acuerdo al país, incluso se pueden ver modificadas dependiendo del sector.

Para comprender de una manera sencilla la estructura de una factura, vamos a dividir el documento en 3 partes, una superior, el cuerpo y una inferior, cada parte tendrá sus componentes, veamos cómo son:

¿Cómo hacer una invoice en USA? Sección 1 – Encabezado o parte superior

Generalmente el extremo superior corresponde a la identificación de la empresa, y a las características generales de la factura:

1.    Identificación:

Incluye el logo y el nombre de tu empresa. Independientemente de que sea blanco y negro o a color, ten presente que incluir la marca en la factura es un símbolo de confianza para el cliente.

2.    Dirección:

Deberás poner aquí la dirección de la sede principal de tu negocio, de la oficina o de tu tienda.

Es algo muy importante porque, en cualquier caso, el cliente tiene la certeza de dónde podrá conseguir a tu negocio físicamente y que, en efecto, no se trata de un negocio fantasma.

3.    Datos del cliente:

Las facturas deben siempre especificar el nombre del comprador o adquirente de los bienes y servicios.

Este proceso de «personalización de la factura» es especialmente común en transacciones de gran envergadura o entre empresas, ya que se considera un elemento fundamental en la gestión contable, dentro y fuera de Estados Unidos.

4.    Fecha:

Otro elemento pequeño pero fundamental en cómo hacer un Invoice en USA es la fecha.

Ten presente que pueden haber 3 fechas a considerar en una invoice:

• La fecha de emisión (Issue Date)

A nivel contable es importante establecer el momento o fecha exacta en que emitirás la factura que puede coincidir con el despacho en físico de una mercancía o la culminación de la prestación de un servicio.

• La fecha de entrega (Delivery Date) puede o no coincidir con la fecha de emisión, registra el momento en que se despacha al cliente.
• Fecha de Vencimiento (Due Date) Indica la fecha tope de pago.   

Pero este desglose no es algo obligatorio. De manera que lo básico es indicar la fecha en que se realiza la transacción, esto será importante porque a partir de ese momento, se podrá establecer un cronograma de pago, o en su defecto, se determinará el momento en que vence la factura.

5.    Datos de contacto:

Además de la dirección, debes incluir los números de teléfono fijos y/o móviles, una cuenta de correo electrónico o incluso, tus redes sociales. Es otro elemento que dotará al documento de confiabilidad y de que tu negocio es auténtico.

6.    Número de factura:

Es toda una formalidad, pero muy necesaria a efectos de control.

Cada invoice en USA debe tener un identificativo único dentro de la empresa o negocio que la emite, uno que, en cualquier circunstancia, permita hallar el documento rápidamente.

Lo más recomendable es que las facturas tengan números en secuencia, formalidad que facilitará su archivo y manejo.

¿Cómo hacer una Invoice en USA? Sección 2 – El cuerpo

La parte central de la factura o el cuerpo, lleva los detalles de la transacción, incluidos datos numéricos de cantidad y precio. Con más detalle estos son:

7.    Descripción de los productos y servicios:

Cada producto y/o servicio debe ir en una línea diferente, donde se indicará el nombre del producto y las unidades vendidas o servicios prestados en cantidades o cuantía.

8.    Precio de los productos/servicios:

En la línea donde se describen los productos, justo a la derecha de la descripción, debe indicarse el precio por unidad y el precio total.

Si hay algún descuento debe indicarse en la fila inmediatamente inferior

Al finalizar esta columna, en el extremo derecho, se indicará el monto total a pagar.

Todo tal como el ejemplo de invoice indicado en la ilustración 4 que ves arriba.

9.    Impuestos:

Se debe especificar el impuesto aplicable a cada producto o servicio, así como la cantidad de impuestos total por la venta.

Recuerda que dependiendo de dónde se encuentre registrado tu negocio, dónde se emita la factura, o el tipo de producto o servicio que prestes; deberás cobrar y compensar:

• Impuesto a las ventas (sales tax)
• Impuesto al valor agregado (value added tax) (no aplica para ventas en EE. UU)
• O impuesto al uso (excise tax) para algunos bienes específicos.

El tema del impuesto a las ventas en EE. UU suele ser complejo, ya que está regido a nivel estatal y/o local y cada estado o ciudad tiene sus propias tarifas y reglamento. Tal como indica The Tax Foundation 45 estados y Washington DC cobran este impuesto.  

¿Cómo hacer un Invoice en USA? Sección 3 – Parte inferior

La parte inferior de la factura servirá para detallar las condiciones de la transacción y estampar el sello de la empresa y/o la firma del representante, esta incluye:

10.    Condiciones de pago:

Normalmente se indica cómo se realizó el pago, que pueden ser,  por ejemplo, en efectivo o transferencia. En este segmento también se podrá señalar si los pagos se realizarán de manera fragmentada, indicando el monto abonado y el monto restante.

11.    Términos y condiciones:

Las notas explicativas proporcionarán detalles sobre la fecha límite de pago, los procedimientos para la devolución de mercancía y sus términos, así como las acciones a seguir en caso de incumplimiento.

12.    Firma o sello:

En caso de ser necesario por cuestiones de validez, algunas facturas pueden requerir la firma o sello de quien la emite.

Si estás buscando crecer con tu negocio necesitarás financiamiento, primero necesitas conocer qué tipo de crédito puedes obtener, aquí te enseñamos a comprender la tabla de puntaje de crédito en Estados Unidos.

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Recuerda hacer una copia de la plantilla para poder editarla e imprimirla o enviarla a tu cliente o empresa para la que trabajas o cobras. Y cualquier duda nos puedes dejar un comentario o escribir.

Video de ayuda paso a paso (externo a GuiaenUSA.com)

¿Cómo hacer un Invoice en USA? Tips de valor

Con toda la información hasta ahora proporcionada ya podrás emitir tus propias facturas para tus clientes. Antes de hacerlo presta atención a estos simples pero útiles consejos:

1. Presta atención a los datos de contacto: la información debe estar completa. Asegúrate de incluir tu nombre o el nombre de tu empresa, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico en la factura.
2. Proporciona opciones de pago: Incluye información sobre las diferentes formas de pago que aceptarás, como tarjetas de crédito, depósito directo, transferencias bancarias, Zelle, PayPal o cheques. Facilita al cliente la selección de la opción que le resulte más conveniente.
3. Personaliza tu factura: Agrega tu logotipo o diseño personalizado a la factura para fortalecer tu imagen de marca y hacerla más profesional.
4. Conserva copias de seguridad de tu facturación: Guarda una copia de cada factura emitida para tus registros. Algo que te ayudará a llevar un seguimiento de las transacciones y a mantener un archivo ordenado.
5. Revisa y envía a tiempo: Antes de enviar la factura, revísala cuidadosamente para asegurarte de que no haya errores o información faltante. Además, envía la factura tan pronto como sea posible para agilizar el proceso de pago.

¿Sabes qué es exactamente una factura?

Investopedia define la factura como un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor.

En este sentido, este documento no solo proporciona un registro detallado de la transacción, sino que también puede servir como una herramienta para gestionar el flujo de efectivo, al indicar la fecha de vencimiento del pago o como notificación de la transacción.

Esencialmente, la factura no solo representa la venta o prestación de un servicio, sino que también establece una obligación financiera entre ambas partes, convirtiéndose en un componente de la gestión financiera, administrativa y legal de cualquier empresa.

Sea porque tengas una empresa o un emprendimiento con clientes en EE. UU, es importante que sepas cómo hacer una factura en USA, y aquí en GuiaenUSA te traemos esta guía para que entiendas y puedas elaborar correctamente una factura o invoice.

¿Quieres dar formalidad a tu negocio o emprendimiento en Estados Unidos? Te presentamos nuestra entrega:  cómo crear una empresa en Estados Unidos: guía & requisitos.

¿Cuál es el objetivo de una factura?

Las transacciones comerciales, tanto para el cliente como para el proveedor o empresa, requieren de una garantía o respaldo y en este contexto, la factura juega un papel fundamental al detallar las transacciones e informar sobre los pagos realizados.

El objetivo principal de la factura es garantizar la transparencia y la seguridad jurídica en las operaciones comerciales, ya que una factura bien elaborada debe contener toda la información relevante de la transacción, incluyendo la identificación, la descripción precisa del producto o servicio vendido, el precio y la forma de pago.

Pero más allá de su función legal, las facturas también son un documento importante para la gestión financiera, a nivel contable; porque al registrar de manera detallada todas las transacciones, permiten llevar un control preciso de los ingresos y egresos, detallando también el pago de impuestos y cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Tipos de facturas más comunes en EE.UU.

A pesar de que comparten una estructura similar, cada factura cumple un propósito distinto que está determinado por su uso o los motivos que la originan. Existen tres modelos de facturas que son los más utilizados, a continuación te mencionamos cuáles son:

La factura proforma

La factura proforma, también conocida como provisional o preliminar, guarda similitudes con un presupuesto, ya que se envía al cliente detallando los productos y servicios solicitados, junto con sus precios, el monto total a pagar e incluso los impuestos aplicables.

Esta factura le permite al cliente conocer de antemano los costos involucrados, lo que también ayudará al proveedor a evitar disputas al momento del pago.

Sin embargo, como su nombre lo indica, esta factura es «provisional», lo que significa que los detalles, especialmente en cuanto a los precios, pueden variar. Por ejemplo, si se emite una factura durante una promoción y la compra se realiza después de que dicha promoción haya concluido, la factura perderá su validez.

Por lo tanto, desde el momento de su emisión, será importante indicarle al cliente que los detalles incluidos en la factura son susceptibles de cambios.

La factura comercial

Una factura comercial es un documento emitido por un vendedor o proveedor a un comprador, detallando los bienes o servicios entregados y estableciendo las condiciones de pago acordadas entre las partes.

Estas facturas son comúnmente utilizadas en operaciones aduaneras, tanto en la exportación como en la importación de mercancías. Por lo tanto, será muy  importante proporcionar la información requerida por la aduana de cada país, que puede incluir:

• País de origen.
• Peso del envío, tanto total como por unidad.
• Códigos arancelarios.

El resto de la factura debe incluir información general como los costos, descripciones detalladas de los productos, cantidades.

Factura rectificativa

La factura rectificativa es un documento emitido por un proveedor para corregir errores o modificar información contenida en una factura original, es decir, cuando se detectan errores en los montos, descripciones incorrectas de los bienes o servicios, datos incorrectos del cliente, entre otros.

La factura rectificativa debe contener información detallada sobre la factura original que se está corrigiendo, así como una explicación clara de los cambios realizados, la fecha de emisión de la factura rectificativa y el motivo de la corrección.

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¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Otro punto importante sobre cómo hacer un invoice en USA es tener claras las diferencias entre facturas con recibos; y estos con órdenes de compra. ¡Sigue leyendo!

Tanto las facturas como los recibos son documentos fundamentales en transacciones comerciales, pero difieren en su propósito y contenido, detallemos las diferencias más significativas entre la factura y el recibo:

• Desde una perspectiva legal y fiscal, las facturas tienen mayor validez que los recibos, esto se debe a que las empresas están obligadas a emitir facturas, donde incluyan detalles de la transacción así cómo los datos tanto del proveedor cómo del comprador.
• Las facturas se emiten para determinar un acuerdo entre el comprador y vendedor antes de realizar el pago; por su parte, el recibo es un documento que se utiliza para confirmar que se ha realizado un pago, cómo un comprobante.
• Los recibos incluyen información y datos básicos sobre el pago, cómo el monto cancelado, la fecha y el método utilizado.
• Las facturas se establecen para trabajar con transacciones comerciales (B2B) y servicios profesionales que requieren un pago posterior, como servicios de consultoría, desarrollo de páginas web, compra de material, honorarios profesionales, entre otros.

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Y cuál es la Diferencia entre factura y orden de compras

Las facturas y las órdenes de compra se utilizan como un paso previo a una transacción comercial, sin embargo, la principal diferencia entre ambas radica en la emisión, ya que mientras las facturas son emitidas por vendedores para determinar el pago de bienes y servicios, las órdenes de compra las emite el comprador para solicitar e informar la intención de adquirir algún servicio o producto.

Preguntas frecuentes.

Estas son las preguntas que más realiza la audiencia respecto al tema de cómo emitir una factura en EE.UU.

Cómo hacer un Invoice en USA – Conclusión

En resumen, las facturas son documentos primordiales que detallan los bienes o servicios adquiridos, son emitidas diariamente y proporcionan una medida del desempeño empresarial.

En la contabilidad se suele  examinar las facturas para garantizar su legalidad, desde un punto financiero son necesarias para comprender el destino de los fondos. Además de respaldar auditorías internas y externas, las facturas brindan seguridad sobre la salud financiera de la empresa.

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